E-arşiv Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?
2 yıl önce
E-arşiv fatura; e-fatura kapsamı dışında kalan kişi ve kurumlar arasındaki kağıt fatura işlemlerinin saklanmasında kullanılan bir fatura türüdür. E-arşiv fatura internet ortamında işlem gördüğü için bu fatura, “e-arşiv internet faturası” şeklinde de adlandırılmaktadır.
E-arşiv fatura ile ilgili teknik standartlar GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından belirlenir.
E-arşiv fatura; faturaların elektronik ortamda oluşturulması ve muhafaza edilmesi, raporlanması gibi farklı alanlarda aktif olarak kullanılmaktadır. Görüldüğü üzere e-arşiv faturanın kullanım alanı ve kullanım amacı oldukça geniştir.
Bu yüzden e-arşiv fatura ile ilgili pek çok farklı soru sorulmaktadır. Yazımızın devamında e-arşiv fatura ile ilgili merak edilen belli başlı sorulara cevap vereceğiz.
E-arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
E-arşiv fatura ile ilgili en çok merak edilen soruların başında “Nasıl Kesilir?” sorusu geliyor. E-arşiv faturanın kesilebilmesi için farklı yöntemler bulunuyor. Bu yöntemleri şu şekilde sıralayabiliriz;
GİB Portal
E-arşiv fatura kesmek için sık kullanılan yöntemlerden biri GİB Portal Sistemi olarak biliniyor. GİB portal sistemine giriş yaptıktan sonra ilgili alanlara gerekli bilgileri girmeniz gerekiyor. Bilgileri girdikten sonra sistem tarafından e-arşiv fatura oluşturulur. Kullanıcı faturayı onayladıktan sonra e-arşiv fatura kesme işlemi tamamlanmış olur.
Entegrasyon
Entegrasyon yöntemi, işletmeler tarafından sık sık tercih ediliyor. Ancak bu yöntemden faydalanmak isteyen işletmelerin kendilerine ait bir sistemi ya da uygulaması olmalıdır.
Çünkü bu yöntemde e-arşiv fatura kesebilmek için gerekli işlemlerin tamamı kullanıcı tarafından yapılır. Bunun dışında ise işletmelerin kullandıkları uygulamalar, GİB tarafından onaylanmalıdır.
Entegrasyon yönteminin sık sık tercih edilmesindeki en büyük sebep, herhangi bir sınırın bulunmamasıdır. Yani işletmeler entegrasyon yöntemini kullanarak, istedikleri kadar e-arşiv fatura kesebilir.
Özel Entegratör
Özel entegratör yönteminin sık sık tercih edilmesinin en büyük sebebi, işletmelerin herhangi bir işlem yapmamasıdır. Şöyle ki; özel entegratör yönteminde işletmelere kullanıma hazır olan e-arşiv fatura paketleri sunulur.
İşletmeler bu paketleri kullanarak, kolay bir şekilde e-arşiv fatura kesebilir. Özel entegratör yöntemi için en kolay e-arşiv fatura kesme yöntemi diyebiliriz.
E-arşiv Müşteriye Nasıl Gönderilir?
E-fatura mükellefi olmayan kişi ya da kurumlara e-arşiv fatura gönderilmektedir. E-arşiv faturanın müşterilere gönderilmesi ise son derece kolaydır.
Şöyle ki; tercih edeceğiniz yöntemi kullanarak oluşturduğunuz e-arşiv faturayı müşteriye gönderebilmek için PDF formatında indirerek gönderebilirsiniz. Bunun dışında ise müşterinize e-mail atarak, faturanın çıktısını alarak, cep telefonuyla SMS atarak ya da Whatsapp uygulamasından gönderebilirsiniz.
E-arşiv faturayı müşterilere gönderebilmenin birbirinden farklı yolları olduğu için genellikle e-arşiv fatura belgesi müşterilere son derece hızlı bir şekilde gönderilebiliyor.
Öneri İçerik: E-ticaret Vergi Levhası Hakkında Bilmeniz Gerekenler
E-arşiv Fatura İle E-fatura Arasındaki Fark
E-arşiv fatura ile e-fatura sık sık birbirleriyle karıştırılıyor olsa dahi aralarında ciddi farklar vardır. E-arşiv fatura ile e-fatura arasındaki farklardan bazılarını şu şekilde sıralayabiliriz;
E-fatura, e-fatura sistemine kayıtlı kullanıcılardan alınabilir ve gönderilebilir. E-arşiv fatura ise e-fatura kapsamı dışında kalan firma ve son kullanıcılara düzenlenebilir.
E-fatura’nın formatı UBL-TR olmak zorundadır. E-arşiv fatura’da ise böyle bir zorunluluk yoktur. Bunun nedeni ise e-fatura GİB’e iletilir, ancak e-arşiv fatura GİB’e iletilmez.
E-fatura alıcısı için ayrı bir raporlama yapılmaz. E-arşiv fatura’da ise GİB’e iletilmek üzere takip eden gün saat 24.00’a kadar bir rapor hazırlanır.
E-fatura, sistem üzerinden alıcının e-fatura sistemine iletilir. E-arşiv fatura ise e-posta üzerinden ya da kağıt çıktı alınarak alıcı kişi ya da kuruma iletilebilir.
E-fatura belgeleri mali mühürlü imzalanır ve zaman damgası kullanılmaz. E-arşiv fatura belgelerinde ise mali mühür ve zaman damgası kullanılır.
E-fatura’da GİB Portal, Entegrasyon ve Özel Entegratör yöntemlerinden biri tercih edilir. E-arşiv fatura’da ise GİB Portal ile birlikte Özel Entegratör ya da bilgi işlem sistemlerine onay alınıp kullanılır.
E-fatura, e-fatura sistemine kayıtlı kullanıcılardan alınabilir ve gönderilebilir. E-arşiv fatura ise e-fatura kapsamı dışında kalan firma ve son kullanıcılara düzenlenebilir.
E-fatura’nın formatı UBL-TR olmak zorundadır. E-arşiv fatura’da ise böyle bir zorunluluk yoktur. Bunun nedeni ise e-fatura GİB’e iletilir, ancak e-arşiv fatura GİB’e iletilmez.
E-fatura alıcısı için ayrı bir raporlama yapılmaz. E-arşiv fatura’da ise GİB’e iletilmek üzere takip eden gün saat 24.00’a kadar bir rapor hazırlanır.
E-fatura, sistem üzerinden alıcının e-fatura sistemine iletilir. E-arşiv fatura ise e-posta üzerinden ya da kağıt çıktı alınarak alıcı kişi ya da kuruma iletilebilir.
E-fatura belgeleri mali mühürlü imzalanır ve zaman damgası kullanılmaz. E-arşiv fatura belgelerinde ise mali mühür ve zaman damgası kullanılır.
E-fatura’da GİB Portal, Entegrasyon ve Özel Entegratör yöntemlerinden biri tercih edilir. E-arşiv fatura’da ise GİB Portal ile birlikte Özel Entegratör ya da bilgi işlem sistemlerine onay alınıp kullanılır.
